اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری

تعاریف متعددی درباره سیستم اتوماسیون ادرای ارایه شده است.اتوماسیون اداری معادل انگلیسی آن office automation می باشد.

تعریف اتوماسیون اداری:

اتوماسیون اداری یعنی انجلم کارها به صورت خودکار می باشد و دخالت  انسان را در انجام کارها کاهش می دهد.

مزایای اتوماسیون اداری:

به طور کلی مزایای اتوماسیون اداری به صورت زیر است:

-گردش مکاتبات به شکل الکترونیک انجام می شود

-نگهداری اطلاعات بهینه تر می شود

-جستجوی اطلاعات به سهولت انجام می گیرد

-پاسخگویی به مراجعان با سرعت و به موقع انجام می شود

معایب اتوماسیون اداری:

-در محیط کار یا محیط انسانی تغییراتی ایجاد می شود

-کارکنان اشتباهات خود را به سیستم اتوماسیون اداری نسبت می دهند

-در کار با رایانه و سیستم اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می شوند

-مکانیزه شدن کارها روابط اجتماعی را کاهش می دهد

در دنیایی زندگی می کنیم که انسان ترجیع میدهد فکر کند وماشین کار کند. و با اتوماسیون اداری درواقع از انجام کارهای تکراری دور می شویم وهمینطور امنیت اطلاعات در سازمان نیز بیشتر می شود.

تعاریف متعددی درباره سیستم اتوماسیون ادرای ارایه شده است.اتوماسیون اداری معادل انگلیسی آن office automation می باشد.

تعریف اتوماسیون اداری:

اتوماسیون اداری یعنی انجلم کارها به صورت خودکار می باشد و دخالت  انسان را در انجام کارها کاهش می دهد.

مزایای اتوماسیون اداری:

به طور کلی مزایای اتوماسیون اداری به صورت زیر است:

-گردش مکاتبات به شکل الکترونیک انجام می شود

-نگهداری اطلاعات بهینه تر می شود

-جستجوی اطلاعات به سهولت انجام می گیرد

-پاسخگویی به مراجعان با سرعت و به موقع انجام می شود

معایب اتوماسیون اداری:

-در محیط کار یا محیط انسانی تغییراتی ایجاد می شود

-کارکنان اشتباهات خود را به سیستم اتوماسیون اداری نسبت می دهند

-در کار با رایانه و سیستم اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می شوند

-مکانیزه شدن کارها روابط اجتماعی را کاهش می دهد

در دنیایی زندگی می کنیم که انسان ترجیع میدهد فکر کند وماشین کار کند. و با اتوماسیون اداری درواقع از انجام کارهای تکراری دور می شویم وهمینطور امنیت اطلاعات در سازمان نیز بیشتر می شود.

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی می باشد؟

این روزها سیستم های اتوماسیون ادرای تکامل یافته ودارای بخش های مختلف می باشد با قسمت های مختلف آن اشنا می شویم:

دبیرخانهاصلی ترین بخش در سیستم اتوماسیون اداری دبیرخانه می باشد که کارهایی از قبیل ثبت نامه،ارجاع،کارتابل پرسنل وبایگانی انجام می شود.

فرم ساز و موتور گردش فرمنامه ها تنها مستندات  یک سازمان نیستند وبرخی از مکاتبات سازمان در قالب فرمها و به صورت زمان بندی انجام می شود.درواقع این بخش وظیفه طراحی فرمها  وگردش انها در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده دارد.

مدیریت جلسات: در این بخش معمولا کارهای مثل ثبت قرارهای کاری ، پیگیری انها ، مدیریت فعالیت ها و پروژها انجام می گیرد.

ارشیو الکترونیک:باگذشت زمان وافزایش اطلاعات ، نیازبه ابزاری برای ارشیو اطلاعات احساس می شود که این ارشیو کردن اطلاعات باعت دسته بندی اطلاعات و پیدا کردن سریع اطلاعات می شود.

اداری

دیدگاهتان را بنویسید